Aprender · Res. CFP 06/2019

Guarda de documentos psicológicos: prazos, arquivo digital e encerramento

Atualizado em 7 de outubro de 2026 · 10 min de leitura

Você precisa de espaço no armário, vai fechar o consultório ou saiu do emprego e deixou pastas para trás. A Resolução CFP 06/2019, a Resolução CFP 01/2009 e o Código de Ética dizem quanto tempo guardar, quem responde pela guarda e o que fazer com o arquivo.

Por quanto tempo guardar documentos psicológicos?

Por no mínimo 5 anos. A Resolução CFP 06/2019 manda guardar os documentos escritos e "todo o material que os fundamentaram, sejam eles em forma física ou digital", pelo prazo mínimo de cinco anos (art. 15). A Resolução CFP 01/2009 repete o mínimo para o registro documental (art. 4º, §1º). O prazo pode ser ampliado por lei, por determinação judicial ou pelas circunstâncias do caso (art. 15, §2º).

"Todo o material" inclui a cópia do documento, o registro documental, os protocolos de testes e o protocolo de entrega. A versão comentada orienta manter cópia dos atestados emitidos "junto a todo o material resultante do processo avaliativo", com data, local e assinatura de quem recebeu.

E o prontuário: são 5 ou 20 anos?

O Manual Orientativo do CFP (2025) distingue as duas situações. O registro documental fica guardado por 5 anos. Prontuários em saúde, inclusive o psicológico, devem ser guardados "por até 20 anos", com base na Lei 13.787/2018 (Manual, p. 21). A lei diz que, decorrido o prazo mínimo de 20 anos do último registro, os prontuários em papel e digitalizados poderão ser eliminados (art. 6º).

O Manual fala em "até 20 anos"; a lei, em mínimo de 20 anos antes da eliminação. O modelo de termo de lacre do CRP-PR, em nota de rodapé, também trata o prontuário com "no mínimo 20 anos". Na dúvida, o prazo maior é o mais seguro.

Material	Prazo de guarda	Base
Documentos emitidos e material que os fundamentou	Mínimo de 5 anos, ampliável	Res. CFP 06/2019, art. 15 e §2º
Registro documental	Mínimo de 5 anos, ampliável	Res. CFP 01/2009, art. 4º, §1º
Prontuário em saúde, inclusive psicológico	20 anos	Lei 13.787/2018, art. 6º; Manual CFP 2025, p. 21
Crianças e adolescentes	Até a maioridade; depois, os demais prazos	Manual CFP 2025, p. 42
Fundamentação do atestado	O CRP pode pedi-la em até 5 anos	Res. CFP 06/2019, art. 10, §4º

Como fica a guarda com crianças e adolescentes?

O Manual Orientativo do CFP diz que os 5 anos "não deve[m] ser tomado[s] como parâmetro para crianças e adolescentes" e recomenda guardar o material até a maioridade, aplicando depois os demais prazos (p. 42). Se você atendeu uma criança de 8 anos, os 5 anos venceriam quando ela tivesse 13, ainda longe da maioridade.

Quem é responsável pela guarda: a psicóloga ou a instituição?

As duas. A responsabilidade cabe à psicóloga ou ao psicólogo "em conjunto com a instituição em que ocorreu a prestação dos serviços" (art. 15, §1º; Res. CFP 01/2009, art. 4º). A versão comentada esclarece que o material "pertence à instituição", mas cabe à psicóloga adequar o local para garantir o sigilo. No consultório próprio, a guarda é inteiramente sua.

O registro documental tem caráter sigiloso (Res. CFP 01/2009, art. 1º, §1º). Os documentos resultantes de instrumentos de avaliação ficam "em pasta de acesso exclusivo do psicólogo" (art. 2º, VI). Ao mesmo tempo, quem é atendido tem acesso integral às informações do prontuário (art. 5º, II). Entenda a diferença entre os dois registros no artigo sobre registro documental e prontuário.

Posso guardar só em formato digital?

A Resolução aceita a guarda em forma física ou digital (art. 15). O art. 16, §2º diz que os documentos "poderão ser arquivados em versão impressa" para apresentação ao CRP ou à Justiça. A versão comentada sugere a guarda física, mas admite registros eletrônicos desde que todo o material esteja salvaguardado, por exemplo com a folha de protocolo de teste escaneada e anexada ao registro digital.

No meio digital, valem também as regras de proteção de dados. Informação de saúde é dado pessoal sensível (LGPD, art. 5º, II), e a Res. CFP 09/2024 inclui no atendimento por tecnologias digitais o "registro e guarda de informações, considerando a responsabilidade ética no manuseio de dados sensíveis" (art. 3º, II). O tema está detalhado em documentos no atendimento online e LGPD.

Posso digitalizar o prontuário em papel e descartar o original?

A Lei 13.787/2018, que trata da digitalização de prontuário de paciente e não restringe a profissão, diz que sim, mas com condições. A digitalização precisa garantir integridade, autenticidade e confidencialidade, reproduzir todas as informações do original e usar certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito (art. 2º). O original só pode ser destruído depois disso e "após análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários", criada para esse fim, que confere a integridade e autoriza a eliminação (art. 3º). O arquivo digital conforme a lei vale como o original para todos os fins (art. 5º). O prazo mínimo de guarda, em papel ou digital, é de 20 anos do último registro, e a lei permite devolver o prontuário ao paciente em vez de eliminá-lo (art. 6º). Os requisitos técnicos de digitalização estão no Decreto 10.278/2020: assinatura ICP-Brasil, padrões de imagem e metadados mínimos para valer perante órgãos públicos (art. 5º), e descarte do papel só depois de uma digitalização feita assim (art. 9º). Repare que a comissão de revisão foi pensada para instituições; no consultório individual não há caminho simplificado na lei. Enquanto isso, o mais seguro é guardar o papel e manter a cópia digital como apoio. Isso é lei federal, não norma do CFP; antes de descartar qualquer original, fale com o seu CRP e, se preciso, com uma advogada ou advogado.

Como descartar o que venceu o prazo?

O Manual do CFP (2025) orienta o descarte no capítulo 5. Vencido o prazo mínimo de guarda, você ou a instituição podem descartar o material, "salvo nos casos previstos em lei". Em arquivos digitais, o descarte deve ser definitivo, "sem qualquer possibilidade de cópias", e quem usa plataforma paga deve conferir as cláusulas sobre isso desde a adesão. Para o papel, o Manual indica fragmentadora ou outro recurso que impeça o acesso de terceiros (pp. 42 e 43). O CRP-PR vai além e exige termo de descarte, com pelo menos uma psicóloga presente. Os procedimentos variam entre Conselhos.

O que fazer com os arquivos ao sair de um emprego ou fechar o consultório?

Zelar pelo destino dos arquivos confidenciais é dever seu em qualquer interrupção do trabalho (Código de Ética, art. 15, aplicado pelo art. 15, §3º da 06/2019). Em demissão ou exoneração, você repassa o material a quem a substituir ou o lacra para uso posterior (art. 15, §1º do Código). Se o serviço de Psicologia for extinto, você informa o Conselho Regional, que providencia a destinação dos arquivos (art. 15, §2º do Código).

A versão comentada acrescenta que, no desligamento, o material permanece na instituição e o repasse se faz com termo de repasse à nova profissional ou lacre "junto à fiscal do CRP da jurisdição". Ela também lembra que cabe a quem fez o atendimento emitir os documentos pendentes antes de sair.

Como fazer o termo de lacre?

O Manual do CFP orienta que, sem substituta, o material seja "lacrado e entregue ao responsável técnico da instituição, identificado como sigiloso [...] em duas vias [...], devidamente protocolado" (p. 43). O CRP-PR publica um modelo: duas vias assinadas, caixas fechadas com fita e cópia do termo visível, uma via com a psicóloga e cópia ao Conselho. O lacre só pode ser rompido pela psicóloga que assumir o setor, com termo de deslacre. Os procedimentos variam entre Conselhos Regionais.

Exemplo ilustrativo, com dados fictícios. Adapte ao seu caso.

TERMO DE LACRE

Eu, Maria Exemplo, psicóloga, CRP 00/000000, declaro que em 7 de outubro de 2026 lacrei o material sigiloso do Serviço de Psicologia da Clínica Fictícia, Rua Fictícia, 100, Cidade Fictícia, nos termos do art. 15, §1º do Código de Ética Profissional do Psicólogo, por não haver psicóloga ou psicólogo para assumir a guarda. O material compreende 3 (três) caixas com registros documentais, cópias de documentos emitidos e protocolos de testes do período de 2021 a 2026, e fica sob a responsabilidade de Carlos Fictício, diretor administrativo, até o deslacre por profissional da Psicologia, mediante termo de deslacre. Lavrado em duas vias.

Cidade Fictícia, 7 de outubro de 2026. [Assinaturas da psicóloga e do responsável.]

O ConferePsi tem um modelo de termo de lacre que você adapta às exigências do seu CRP.

E no consultório particular?

O Código fala em "extinção do serviço de Psicologia" e manda informar o CRP (art. 15, §2º). O Manual do CFP (2025) estende a regra à profissional autônoma: em caso de morte ou doença incapacitante da psicóloga que atua em consultório, "a família pode buscar orientação específica e repassar os materiais e documentos ao Conselho Regional de Psicologia, a fim de garantir aos usuários/beneficiários seu acesso de forma segura" (p. 43). Alguns Conselhos pedem ainda que a família cancele a inscrição com a certidão de óbito. Para o fechamento de consultório em vida, não há orientação publicada além do art. 15 do Código: você continua responsável pela guarda até o fim do prazo e informa o CRP se não puder mantê-la. Antes de descartar qualquer material, peça orientação ao seu Conselho.

Quando procurar o seu CRP?

Você vai fechar o consultório e não sabe quem fica com os arquivos.
Foi desligada de uma instituição que não tem outra psicóloga para receber o material.
A instituição quer guardar prontuários psicológicos em local acessível a funcionários administrativos.
Você quer digitalizar o arquivo em papel e descartar os originais.

Perguntas frequentes

Qual é o prazo mínimo de guarda dos documentos psicológicos?

O prazo mínimo é de 5 anos para os documentos escritos e todo o material que os fundamentou, em forma física ou digital (Res. CFP 06/2019, art. 15; Res. CFP 01/2009, art. 4º, §1º). Ele pode ser ampliado por lei, por determinação judicial ou quando as circunstâncias exigirem.

O prontuário psicológico deve ser guardado por 20 anos?

O Manual Orientativo do CFP (2025) afirma que prontuários em saúde, inclusive o psicológico, devem ser guardados por até 20 anos, com base na Lei 13.787/2018. A lei prevê que prontuários em papel e digitalizados podem ser eliminados depois do prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro (art. 6º).

Por quanto tempo guardar o material de atendimento de criança?

O Manual Orientativo do CFP diz que os 5 anos não devem ser tomados como parâmetro para crianças e adolescentes e recomenda guardar o material até a maioridade, aplicando depois os demais prazos.

Posso jogar fora os documentos depois de 5 anos?

Os 5 anos são prazo mínimo, não prazo de descarte automático. Antes de eliminar, verifique se há prontuário sujeito aos 20 anos da Lei 13.787/2018, se a pessoa era criança ou adolescente, e se há processo ou determinação judicial em curso (art. 15, §2º).

Quem fica com os arquivos quando a psicóloga sai da instituição?

O material permanece na instituição. A psicóloga repassa o material a quem a substituir ou o lacra para uso posterior (Código de Ética, art. 15, §1º). A versão comentada da Res. CFP 06/2019 orienta usar termo de repasse ou lacre junto à fiscalização do CRP.